為了推進(jìn)黨務(wù)、政務(wù)公開(kāi)，暢通全院師生參與學(xué)院黨政工作的渠道，廣泛征求學(xué)院建設、學(xué)科發(fā)展、學(xué)生培養、教學(xué)研究等方面建議與意見(jiàn)，更好推動(dòng)學(xué)院發(fā)展，外國語(yǔ)學(xué)院特設立院長(cháng)信箱。信箱地址為hitsis@hit.edu.cn。
院長(cháng)信箱由學(xué)院黨政主要領(lǐng)導負責，分管領(lǐng)導配合處理意見(jiàn)與建議。院長(cháng)信箱由學(xué)院辦公室主任負責日常管理。
一、師生可以就下列問(wèn)題向院長(cháng)信箱來(lái)信：
1.涉及學(xué)院改革、發(fā)展、穩定方面的意見(jiàn)建議；
2.關(guān)系學(xué)院師生切身利益的問(wèn)題；
3.學(xué)院有關(guān)科室不受理或對其處理結果不滿(mǎn)意的問(wèn)題；
4.反映學(xué)院有關(guān)人員的問(wèn)題；
5.對學(xué)院為師生提供各種服務(wù)的質(zhì)量、效率的建議和意見(jiàn)等；
6.其他需要學(xué)院研究解決的問(wèn)題。
二、對依法應當通過(guò)訴訟、仲裁、行政復議等法定途徑解決的投訴請求，院長(cháng)信箱不予受理。
三、院長(cháng)信箱不受理違法的、反動(dòng)的、不健康的、庸俗的、無(wú)根據的信息，不受理超出學(xué)院黨委與行政職責、權力而要求學(xué)院受理的信息。屬于紀律檢查工作范圍的來(lái)信交由學(xué)院黨委直接處理。
四、提倡來(lái)信人首先向所在單位（系部室、黨支部、班級、年級）或職能科室反映有關(guān)問(wèn)題，確需通過(guò)院長(cháng)信箱反映的，應遵守國家有關(guān)法律、法規，來(lái)信應事實(shí)清楚、訴求合理、語(yǔ)言文明。
來(lái)信人不得誣告他人，不得無(wú)中生有，不得冒用他人名義發(fā)送惡意信息，侵犯他人隱私；不得從事其它侵犯他人合法權益的活動(dòng)。
五、提倡來(lái)信人提供所在單位、工號、學(xué)號、聯(lián)系方式等信息并簽署真實(shí)姓名，凡未注明真實(shí)姓名及有效聯(lián)系方式的，只作一般工作建議參考，不予回復。
六、院長(cháng)信箱的管理，本著(zhù)實(shí)事求是、解決問(wèn)題、及時(shí)高效的原則，妥善處理師生員工反映的意見(jiàn)和建議。學(xué)院領(lǐng)導、工作人員須嚴格遵守保密紀律，與來(lái)信人或來(lái)信事項有直接利害關(guān)系的，應當回避。
七、本辦法由外國語(yǔ)學(xué)院黨政聯(lián)席會(huì )負責解釋。
中共哈爾濱工業(yè)大學(xué)外國語(yǔ)學(xué)院委員會(huì )
哈爾濱工業(yè)大學(xué)外國語(yǔ)學(xué)院